Quản Trị Dòng Tiền Của Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Tác giả Biên tập viên 16/06/2023 40 phút đọc

Quản trị dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản trị dòng tiền của doanh nghiệp hiệu quả? Tìm hiểu chi tiết ở bài viết sau của Phân tích tài chính.

1. Quản trị dòng tiền là gì?

Quản trị dòng tiền là việc doanh nghiệp đề ra các chiến lược, thực hiện các hoạt động và có sự đánh giá, nhằm điều chỉnh sự vận động của dòng tiền trong doanh nghiệp, với mục đích là tối đa hóa giá trị mà doanh nghiệp thu được.

Quản trị dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt được tình hình tài chính, cũng như hiệu quả của việc sử dụng nguồn tài chính của doanh nghiệp. Đó sẽ là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh. Quản trị dòng tiền tốt sẽ giúp đảm bảo sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp, quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp.

2. Vai trò của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp

Quản trị dòng tiền giúp doanh nghiệp:

2.1. Huy động để đảm bảo đầy đủ, kịp thời vốn cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp:

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường nảy sinh các nhu cầu vốn ngắn hạn và dài hạn cho hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp cũng như cho đầu tư phát triển. Vai trò của quản trị dòng tiền trước hết thể hiện ở chỗ xác định đúng đắn các nhu cầu về vốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi thời điểm và đáp ứng kịp thời các nhu cầu vốn cho hoạt động của doanh nghiệp.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đã nảy sinh nhiều hình thức mới cho phép các doanh nghiệp huy động vốn từ bên ngoài. Do vậy, vai trò của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp ngày càng quan trọng hơn trong việc chủ động lựa chọn các hình thức và phương pháp huy động vốn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng và liên tục với chi phí huy động vốn ở mức thấp.

2.2. Tổ chức sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả:

Quản trị dòng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư, hợp đồng làm ăn trên cơ sở phân tích khả năng sinh lời và mức độ rủi ro của dự án từ đó góp phần chọn ra sự lựa chọn tối ưu nhất.

Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức sử dụng vốn. Việc huy động kịp thời các nguồn vốn có ý nghĩa rất quan trọng để doanh nghiệp có thể nắm bắt được các cơ hội kinh doanh. Việc hình thành và sử dụng tốt các quỹ của doanh nghiệp, cùng với việc sử dụng các hình thức thưởng, phạt vật chất hợp lý sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy cán bộ công nhân viên gắn liền với doanh nghiệp từ đó nâng cao năng suất lao động, góp phần cải tiến sản xuất kinh doanh nâng cao hiệu quả sử dụng tiền vốn.

2.3. Giám sát, kiểm tra chặt chẽ các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Thông qua các tình hình các nguồn thu chi và việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá khái quát và kiểm soát được các mặt hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện được kịp thời những tồn tại vướng mắc trong kinh doanh, từ đó có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh các hoạt động phù hợp với diễn biến thực tế kinh doanh.

3. Quy trình quản trị dòng tiền

3.1. Lập kế hoạch dòng tiền

Để đảm bảo kết quả tốt thì việc đầu tiên cần làm là phải có một kế hoạch rõ ràng. Tương tự như việc quản trị dòng tiền, để tiền trong doanh nghiệp được sử dụng một cách tối ưu nhất thì doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch dòng tiền định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

Kế hoạch dòng tiền cũng là cơ sở để doanh nghiệp kiểm tra, đánh giá được hiệu quả sử dụng tiền, thông qua đó đưa ra được phương pháp quản trị dòng tiền đúng đắn.

3.2. Đẩy nhanh vòng quay tiền

Để điều này được thực hiện thì một trong những biện pháp cần áp dụng là doanh nghiệp phải giải quyết được hàng tồn kho, điều này mới giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nguồn tiền bị ứ đọng. Giải quyết được tình trạng hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí về nhân công và kho bãi, góp phần giúp nguồn tiền được sử dụng hiệu quả hơn.

3.3. Kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả

Nợ phải thu được hiểu là nguồn vốn mà doanh nghiệp đang bị các bên khác chiếm dụng. Do đó nếu như không quản lý tốt các khoản nợ phải thu thì doanh nghiệp sẽ dễ bị rơi vào tình huống mất tiền, gây trở ngại một phần đến kế hoạch chi tiêu của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến dòng chảy của nguồn tiền trong doanh nghiệp.

Ngoài ra nợ phải trả cũng là một khoản mà doanh nghiệp cần phải quan tâm. Nợ phải trả sẽ là chỉ tiêu phản ánh một phần về tình hình dòng tiền ra của doanh nghiệp. Nếu như nợ phải trả quá nhiều, chứng tỏ dòng tiền ra của doanh nghiệp đang bị tắc nghẽn, đồng nghĩa với dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp đang bị mắc kẹt. Do đó, nhằm đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của dòng tiền thì doanh nghiệp phải quản lý tốt các khoản nợ phải trả.

3.4. Sử dụng các công cụ giúp dự báo dòng tiền một cách chính xác

Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp kiểm soát và chủ động cân đối được giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra, hạn chế sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền, giúp nguồn tiền được sử dụng hiệu quả nhất. Để công tác dự báo chính xác, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ hỗ trợ. Các công cụ hỗ trợ sẽ giúp cho ra được kết quả sau khi đã tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động của dòng tiền.

chiến lược quản trị dòng tiền mặt

>>> Xem thêm: Review khóa học tài chính cho người không chuyên tốt nhất

4. Chiến lược quản trị dòng tiền mặt tạo lợi nhuận

4.1. Khái niệm về quản trị dòng tiền mặt

Quản trị dòng tiền mặt hay quản lý/kiểm soát dòng tiền là quá trình theo dõi lượng tiền vào và ra của doanh nghiệp. Qua đó Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tài chính của mình, sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề xảy ra trong tương lai.

Quản trị dòng tiền mặt là hoạt động vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Đối với kinh doanh, quản lý tiền mặt luôn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kéo dài sự ổn định về mặt tài chính.

4.2. Phương pháp quản trị dòng tiền mặt

a. Thường xuyên phân tích dòng tiền

Đây là giải pháp cơ bản nhất để doanh nghiệp quản lý dòng tiền mặt dễ dàng hơn. Lãnh đạo cần biết rõ nguồn tài chính của mình hoạt động ra sao. Chủ doanh nghiệp có thể phân tích dòng tiền mặt của doanh nghiệp vào mỗi tuần, mỗi tháng hoặc theo quý.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm kế toán, những phần mềm này có tính năng tạo báo cáo về lưu lượng tiền tệ và đối chiếu với tài khoản thực của Doanh nghiệp. Dựa vào đó có thể xác định được mọi vấn đề xảy ra với dòng tiền.

b. Giảm các khoản phí không quan trọng

Trong quá trình phân tích dòng tiền, nếu bạn nhận thấy các khoản chi nhiều hơn lợi nhuận của DN, bạn nên tìm giải pháp cắt giảm những khoản chi không cần thiết đó.

Đối với kinh doanh, cắt giảm chi phí không dễ, bạn cần thiết lập một danh sách các khoản chi cho hoạt động kinh doanh. Sau đó, sắp xếp chúng lại theo thứ tự ưu tiên. Nhờ đó, bạn có thể thấy được những khoản chi không cần thiết nhất và nhanh chóng cắt giảm chúng đi.

c. Khuyến khích khách hàng thanh toán sớm

Thanh toán đơn hàng vốn là nghĩa vụ của mỗi khách hàng, bạn nên tạo ra động lực để khách hàng đẩy nhanh tiến độ thanh toán. Chiến thuật tối ưu dành cho bạn là tạo ra các chương trình khuyến mại hoặc phần thưởng đối với khách hàng thanh toán đúng hạn.

Với giải pháp này, doanh nghiệp sẽ khắc phục được tình trạng thanh toán chậm.

d. Cải thiện hình thức thanh toán

Bên cạnh việc khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh với các chương trình ưu đãi, bạn có thể áp dụng chiến lược khác để giảm bớt “gánh nặng” thanh toán cho khách hàng. Người dùng có xu hướng chi trả nhanh hơn đối với các hình thanh toán đơn giản.

Thay vì thanh toán trực tiếp, bạn hãy tối ưu hóa các bước thanh toán thông qua một cú click chuột. Những hình thức thanh toán trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các phương thức thanh toán này còn thể hiện mức độ chuyên nghiệp, hiện đại của công ty bạn.

e. Sử dụng thẻ tín dụng

Sử dụng thẻ tín dụng đồng nghĩa với việc bạn tạo ra kho lưu trữ dòng tiền. Bạn có thể sử dụng tiền trong thẻ tín dụng để thanh toán các khoản phí mà không cần sử dụng tiền mặt ngay.

Đối với những khoản vay phải trả, bạn nên thanh toán chúng đúng thời hạn phải trả. Tốt nhất đừng nên thanh toán trước đó vì điều này khiến bạn rất khó kiểm soát dòng tiền.

f. Thuê một chuyên gia kế toán

Doanh nghiệp cần sở hữu một kế toán chuyên nghiệp. Công việc của nhân viên kế toán là phân tích dòng tiền. Đồng thời, họ sẽ xác định các khoản thanh toán nhanh và chính xác hơn.

Nhân viên kế toán chuyên nghiệp giúp bạn giải quyết nhanh gọn các vấn đề về tài chính. Đối với việc quản trị dòng tiền mặt, thuê một nhân viên hữu dụng càng cấp thiết hơn.

g. Chỉ hợp tác với khách hàng uy tín

Các khoản nợ xấu là nỗi ám ảnh đối với mọi doanh nghiệp. Điều này xảy ra là do doanh nghiệp vô tình “bắt tay” với các đối tác, khách hàng không đủ khả năng tài chính.

Vì vậy, trước khi tiến hành giao dịch với đối tác, khách hàng, bạn cần được bảo trợ bởi một bên thứ 3. Và đó chính là pháp luật. Những quy tắc ký kết hợp đồng cần dựa trên những điều khoản nhất định. Hợp đồng chính là “chiếc áo giáp” tuyệt vời nhất giúp bạn hạn chế những rủi ro về các khoản nợ xấu.

5. Làm thế nào để quản trị dòng tiền hiệu quả

Dưới đây là là 4 bước để quản trị dòng tiền hiệu quả.

5.1. Đo lường dòng tiền

Cần chuẩn bị kế hoạch dòng tiền cho năm tiếp theo, quý tiếp theo và thậm chí là tuần tiếp theo. Vì một kế hoạch dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra.

Việc lập kế hoạch dòng tiền không chỉ là cái nhìn thoáng qua trong tương lai. Bạn cần phải được rèn luyện khả năng dự đoán rằng việc cân bằng một số yếu tố, bao gồm lịch sử thanh toán của các khách hàng, việc xử lý triệt để những khoản nợ của khách hàng khi xác định những chi phí sắp tới, và cả sự kiên nhẫn của các nhà cung cấp. Hãy cẩn trọng với những giả định mà không có cơ sở rằng các khoản phải thu sẽ tiếp tục đến với cùng tỷ lệ thời gian mà bạn có gần đây, rằng các khoản phải trả có thể được kéo dài càng lâu càng tốt như trong quá khứ, rằng bạn đã gộp các khoản chi phí như cải thiện vốn, lãi vay và các khoản thanh toán quan trọng và rằng bạn đã hạch toán doanh số bán hàng bị biến động theo mùa.

Bắt đầu một kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách thêm lượng tiền mặt đang có sẵn vào lúc bắt đầu của một thời kỳ tiền mặt khác để được nhận từ các nguồn khác nhau. Trong quá trình đó, bạn sẽ kết nối những thông tin thu thập từ những nhân viên bán hàng, những đại diện dịch vụ, nhân viên tín dụng, bộ phận tài chính và các nguồn khác. Trong tất cả các trường hợp, bạn sẽ hỏi những câu hỏi giống nhau: Có bao nhiêu tiền mặt từ những khoản nợ của khách hàng, lãi, phí dịch vụ, một phần khoản thu từ những khoản nợ xấu, và những nguồn khác mà chúng ta sẽ có và khi nào thì có?

Phần thứ hai của việc dự báo một dòng tiền chính xác là dự đoán chi tiết những khoản tiền cũng như thời gian chính xác sẽ chi trong thời gian tới. Điều đó có nghĩa là, bạn không chỉ phải biết khi nào bạn sẽ chi tiêu mà còn phải biết nó được chi trả vào cái gì. Sẽ có danh sách những khoản chi tiết đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền của bạn như tiền thuê nhà, tồn kho (khi được mua bằng tiền mặt), tiền lương và tiền công, những khoản thuế đã khấu trừ hoặc khoản phải trả khác, lợi ích thanh toán, thiết bị đã được mua bằng tiền mặt, lệ phí chuyên nghiệp, tiện ích, vật tư văn phòng, các khoản nợ phải thanh toán, chi phí quảng cáo, chi phí bảo trì và nguyên liệu các loại phương tiện vận tải, thiết bị và cổ tức tiền mặt.

Chẳng phải là điều dễ dàng để một người quản lý, điều hành, chủ một doanh nghiệp chuẩn bị một kế hoạch như vậy, nhưng nó là một trong những thứ quan trọng nhất mà buộc mỗi doanh nghiệp phải làm. Những kế hoạch này có tầm quan trọng và được xếp hạng ngang bằng với kế hoạch kinh doanh hay bản báo cáo công việc trong tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho kế hoạch trong tương lai.

5.2. Cải thiện những khoản phải thu

Nếu bạn được trả tiền ngay khi bạn vừa bán hàng thì bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền mặt của mình. Nhưng thật không may, điều đó không xảy ra, nhưng bạn vẫn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu. Ý tưởng cơ bản là cải thiện nhanh chóng tốc độ mà bạn sản xuất vật liệu và vật tư ra sản phẩm, hàng tồn kho trở thành những khoản phải thu, và những khoản phải thu thành tiền mặt. Dưới đây là các kỹ thuật cụ thể để làm điều này:

₋ Đưa ra những chính sách giảm giá cho những khách hàng chi trả hoá đơn một cách nhanh chóng.

₋ Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán tại thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện.

₋ Yêu cầu kiểm tra tín dụng trên tất cả những khách hàng mới mà không thanh toán bằng tiền mặt.

₋ Loại bỏ những hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn bằng bất cứ thứ gì mà bạn có thể nhận được.

₋ Phát hành hoá đơn kịp thời và ngay lập tức theo dõi nếu xuất hiện những sự chi trả chậm trong thời gian tới.

₋ Theo dõi những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm. Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.

5.3. Quản lý những khoản phải trả

Đỉnh điểm của tăng trưởng doanh số bán hàng có thể che giấu rất nhiều vấn đề - đôi khi quá mức. Khi bạn đang quản lý một công ty phát triển, bạn phải xem xét chi phí một cách cẩn thận. Đừng để bị “ru ngủ” trong sự thoả mãn bởi đơn giản lúc đó chỉ là việc mở rộng doanh số bán hàng. Bất kỳ thời gian nào và bất cứ nơi nào mà bạn thấy chi phí ngày tăng hơn doanh số bán hàng, hãy kiểm tra chi phí một cách cẩn thận để tìm ra chỗ mà cắt giảm hoặc kiểm soát chúng. Dưới đây là một số lời khuyên cho việc sử dụng tiền một cách khôn ngoan:

₋ Hãy tận dụng đầy đủ các điều khoản thanh toán nợ. Nếu một khoản nợ giải quyết trong 30 ngày, đừng trả nó trong 15 ngày.

₋ Sử dụng dịch vụ chuyển tiền điện tử để thực hiện thanh toán vào thời hạn cuối cùng. Bạn sẽ duy trì tình trạng hiện tại với nhà cung cấp trong khi vẫn nắm giữ, sử dụng những khoản tiền càng lâu càng tốt.

₋ Giao tiếp với các nhà cung cấp của bạn để họ biết trạng hiện tại của bạn. Nếu tới lúc cần trì hoãn việc thanh toán một khoản nợ nào đó, bạn sẽ cần tới sự tin tưởng và thông cảm của họ.

₋ Xem xét một cách cẩn thận những lời chào giảm giá của nhà cung cấp cho những khoản chi trả sớm hơn. Đây có thể là một số tiền cho vay khá tốn kém của các nhà cung cấp, hoặc là họ có thể cung cấp cho bạn với một sự giảm giá trên tổng chi phí. Sẽ có những trở ngại khi bạn thực hiện những lời chào này.

₋ Đừng tập trung quá nhiều vào giá thấp khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện dòng tiền mặt của bạn hơn là việc mặc cả cho một mức giá hời.

5.4. Vượt qua sự thâm hụt

Sớm hay muộn, bạn sẽ nhìn thấy trước hoặc tìm thấy chính mình trong một tình huống mà lúc đó bạn thiếu tiền mặt để thanh toán cho những hóa đơn. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn giống như một người kinh doanh thất bại, bạn hay bất cứ doanh nhân bình thường nào khác cũng không thể dự đoán một cách hoàn hảo về tương lai. Và đó là điều bình thường, nhưng những tập quán kinh doanh hằng ngày có thể giúp đỡ bạn quản lý sự thâm hụt.

Chìa khoá để quản lý sự thâm hụt tiền mặt là nhận thức vấn đề một cách sớm và chính xác nhất có thể. Ngân hàng thì thận trọng với khách hàng vay tiền mà muốn phải có tiền trong ngày. Họ rất muốn giúp bạn vay trước khi bạn cần nó, tốt hơn nữa là trước đó vài tháng. Nhưng vì một lý do nào đó mà bạn thiếu cẩn thận thì bạn sẽ bị thất bại trong kế hoạch của mình. Chủ ngân hàng sẽ không quan tâm tới việc giúp đỡ bạn.

Nếu giả định từ lúc đầu rằng, một ngày nào đó bạn sẽ thiếu tiền mặt, bạn có thể sắp xếp một đường dây tín dụng tại ngân hàng của bạn. Điều này cho phép bạn mượn tiền trên mức hạn định vào bất cứ lúc nào bạn cần. Bởi bạn sẽ dễ dàng vay khi bạn không cần nó, sắp xếp một đường dây tín dụng trước khi túng thiếu là điều cần thiết.

Nếu ngân hàng không giúp đỡ bạn, hãy chuyển sang nhà cung cấp. Đây là người quan tâm tới bạn hơn là ngân hàng, và họ có thể biết nhiều hơn về công việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể nhận được những điều khoản mở rộng từ nhà cung cấp với số tiền vay khổng lồ, chi phí thấp chỉ bằng cách yêu cầu. Đó chắc chắn là một điều đặc biệt nếu bạn từng là một khách hàng tốt trong quá khứ và cho họ biết về tình hình tài chính của bạn.

Xem xét việc sử dụng các trung gian. Đây là doanh nghiệp dịch vụ tài chính mà có thể trả cho bạn hôm nay cho những khoản phải thu mà bạn không thể thu về được trong một tuần hay một tháng tới. Bạn sẽ nhận về ít hơn 15% những gì bạn sẽ có thể thu bởi vì các trung gian này đòi hỏi một mức chiết khấu, nhưng bạn sẽ loại bỏ được những rắc rối trong quá trình thu hồi công nợ và có thể tập trung vào các hoạt động hiện tại của mình mà không cần phải vay mượn.

Yêu cầu những khách hàng tốt nhất của bạn đẩy nhanh tiến độ thanh toán. Trình bày về hoàn cảnh và, nếu cần thiết, đưa ra một chiết khấu phần trăm hoặc thanh toán trước một phần. Ngoài ra, bạn cũng nên theo sát những khách hàng khác của bạn – những khách hàng đã hơn 90 ngày chưa thanh toán. Đưa ra cho họ một giảm giá bất ngờ nếu họ chi trả ngay hôm nay.

Bạn có thể tăng lượng tiền mặt bằng cách bán hoặc cho thuê lại những tài sản như máy móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và ngay cả những nội thất văn phòng. Các công ty cho thuê (cầm cố tài sản) sẽ sẵn sàng thực hiện các giao dịch. Nó sẽ không rẻ mạt, tuy nhiên, bạn có thể mất tài sản nếu như bạn không thể thanh toán tiền thuê.

Chọn những hoá đơn bạn sẽ chi trả một cách cẩn thận. Không chỉ phải trả những cái nhỏ nhất mà thả trôi những cái còn lại. Thực hiện việc chi trả cho những nhân viên mới trước những nhân viên cũ. Trả tiền cho nhà cung cấp là điều quan trọng kế tiếp. Yêu cầu hoãn lại nếu bạn có thể bỏ qua một khoản thanh toán hoặc thực hiện thanh toán một phần.

Trên đây là những kiến thức cần biết về Quản trị dòng tiền. Mong rằng những chia sẻ của Phân Tích Tài Chính trong bài viết hữu ích với bạn đọc!