Quản Trị Chi Phí Trong Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, quản trị chi phí là một yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc hiệu quả hóa quản trị chi phí không chỉ giúp tăng tính cạnh tranh mà còn góp phần quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Phân tích tài chính chia sẻ chi tiết về quản trị chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả và những phương pháp để đạt được kết quả tốt trong công việc này.

1. Quản trị chi phí là gì?

Quản trị chi phí là quá trình quản lý và kiểm soát các khoản chi phí trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bao gồm việc thu thập, phân tích và theo dõi thông tin về các khoản chi tiêu để đảm bảo rằng nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.

Quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến ngân sách, giá cả sản phẩm/dịch vụ, lựa chọn nhà cung cấp và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Giúp tổ chức xác định và ưu tiên các khoản chi tiêu cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và tăng cường lợi nhuận.

Các công cụ và kỹ thuật trong quản trị chi phí bao gồm: xây dựng ngân sách, theo dõi biểu đồ P&L (lợi nhuận & lỗ), phân tích biên lợi nhuận, áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ, áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình quản lý chi phí, và thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí.

2. Mục đích của quản trị chi phí là gì?

Mục đích của quản trị chi phí là tối ưu hóa việc sử dụng và quản lý các nguồn lực tài chính trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quản trị chi phí nhằm đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả và có lợi nhuận cao nhất, thông qua việc giảm thiểu lãng phí, tăng cường kiểm soát chi phí và xác định các cơ hội tiết kiệm.

Các mục tiêu của quản trị chi phí bao gồm:

- Giảm thiểu chi phí: Tìm kiếm các cách để giảm thiểu các loại chi phí không cần thiết hoặc không mang lại giá trị cho tổ chức.

- Tăng cường hiệu suất: Đánh giá và tối ưu hóa sự sử dụng nguồn lực để đạt được hiệu suất cao nhất từ số vốn đã được đầu tư.

- Kiểm soát ngân sách: Xây dựng và duy trì kế hoạch ngân sách cho từng hoạt động kinh doanh, theo dõi việc thực hiện ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết.

- Đánh giá về lợi ích và rủi ro: Đánh giá các quyết định chi phí dựa trên lợi ích kỳ vọng và rủi ro liên quan, để đảm bảo sự cân nhắc hợp lý giữa việc tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hiệu quả.

- Tạo ra giá trị cho khách hàng: Quản trị chi phí không chỉ tập trung vào việc tiết kiệm, mà còn nhằm tạo ra giá trị cho khách hàng thông qua việc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Mục đích của quản trị chi phí là đạt được sự cân bằng giữa việc tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất kinh doanh để mang lại lợi nhuận cao nhất cho tổ chức hoặc doanh nghiệp.

3. Quản trị chi phí có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp

Quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp vì giúp kiểm soát và tối ưu hóa các khoản chi phí. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của quản trị chi phí trong doanh nghiệp:

- Đảm bảo lợi nhuận: Quản trị chi phí giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tạo ra lợi nhuận bằng cách kiểm soát và giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết.

- Tăng tính cạnh tranh: Bằng cách tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, quản trị chi phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực và có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với mức giá cạnh tranh hơn.

- Đưa ra quyết định thông minh: Quản trị chi phí mang lại thông tin liên quan về hiệu suất, biên lợi nhuận và sự tiêu thụ nguồn lực của từng hoạt động kinh doanh. Thông tin này cho phép nhà quản lý có cái nhìn tổng thể để ra các quyết định thông minh về việc tái chế nguồn lực, đầu tư vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao hơn và loại bỏ những hoạt động không hiệu quả.

- Định hướng chiến lược: Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp xác định và thực hiện chiến lược kinh doanh dựa trên việc phân tích các yếu tố liên quan đến chi phí. Và cung cấp thông tin để xác định mức giá sản phẩm, chọn nhà cung cấp, quyết định về việc sản xuất trong hay ngoài công ty và thiết kế hệ thống kiểm soát nguồn lực.

- Đánh giá hiệu suất: Quản trị chi phí cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất của từng hoạt động kinh doanh. Bằng cách so sánh số liệu thực tế với mục tiêu đã được thiết lập, nhà quản lý có thể xác định được các điểm yếu và áp dụng biện pháp khắc phục để tăng cường hiệu suất.

4. Ý nghĩa của quản trị chi phí

Ý nghĩa của quản trị chi phí bao gồm:

- Đưa ra quyết định tốt nhất về việc sử dụng nguồn lực: Quản trị chi phí giúp tổ chức xác định và ưu tiên các hoạt động, dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng mang lại lợi ích kinh tế cao nhất. Và giúp xác định rõ ràng về cách sử dụng nguồn lực để tạo ra giá trị cho tổ chức.

- Kiểm soát và giảm thiểu lãng phí: Quản trị chi phí giúp xác định các yếu tố gây lãng phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Bằng cách theo dõi và kiểm soát các khoản chi tiêu không hiệu quả, tổ chức có thể áp dụng biện pháp để giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả hoạt động.

- Định giá sản phẩm và dịch vụ: Quản trị chi phí cung cấp thông tin quan trọng để xác định giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách tính toán các khoản chi phí liên quan, tổ chức có thể xác định mức giá hợp lý để đảm bảo lợi nhuận và sự cạnh tranh trong thị trường.

- Đánh giá hiệu suất kinh doanh: Quản trị chi phí cho phép tổ chức theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh của mình thông qua các chỉ số như biên lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, điểm hòa vốn... Và cung cấp thông tin quan trọng để ra quyết định điều chỉnh hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa hiệu suất tài chính.

5. Các phương pháp quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Một số phương pháp quản trị chi phí hiện đại trong kế toán

>>> Xem thêm: Review khóa học tài chính cho người không chuyên tốt nhất

5.1. Phương pháp kế toán chi phí theo hoạt động (Activity Based Costing)

Hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động phân bổ chi phí cho các sản phẩm trên cơ sở của loại hoạt động và số lượng các hoạt động phải thực hiện để tạo ra các sản phẩm đó.

Hệ thống kế toán chi phí này tập hợp chi phí theo các trung tâm hoạt động theo nhiều các tổ hợp chi phí và ở các mức độ đa dạng (đơn vị sản phẩm, lô sản phẩm, và toàn doanh nghiệp) và sau đó phân bổ các chi phí này theo nhiều tiêu chuẩn phân bổ (cost drives), bao gồm cả tiêu chuẩn liên quan đến khối lượng và các tiêu chuẩn không liên quan đến khối lượng.

Chính vì vậy mà các chi phí được phân bổ chính xác hơn và các nhà quản trị có thể tập trung vào việc kiểm soát các hoạt động mà nó gây ra chi phí hơn là cố gắng để cắt giảm các chi phí.

Sử dụng hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động sẽ cung cấp một bức tranh hiện thực hơn về giá thành thực tế so với các hệ thống kế toán chi phí truyền thống có sẵn. Hơn nữa, hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động cho phép đánh giá lợi nhuận theo khách hàng, theo thị trường,...

Trong hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động, chi phí không được phân loại thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ như trong các hệ thống kế toán chi phí truyền thống mà được phân loại theo cấp độ chi phí, bao gồm các cấp độ: Cấp độ đơn vị sản phẩm; cấp độ lô sản phẩm; cấp độ loại sản phẩm /quy trình sản xuất; cấp độ toàn doanh nghiệp.

Ngoài ra có thể xem xét chi phí ở cấp độ thị trường hoặc cấp độ khách hàng. Việc phân loại trên là cơ sở để tập hợp các chi phí theo hoạt động và sau đó phân bổ cho các sản phẩm/ dịch vụ.

5.2. Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu (Target costing)

Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu ra đời để đáp ứng với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại. Giai đoạn nghiên cứu và phát triển có ý nghĩa quan trọng đến chi phí trong toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm.

Việc xem xét kỹ lưỡng giai đoạn này là rất cần thiết trong việc quản trị chi phí. Theo hệ thống kế toán chi phí mục tiêu, doanh nghiệp sẽ ước tính giá bán của sản phẩm thông qua các nghiên cứu thị trường và trừ lãi gộp mong muốn khỏi giá bán ước tính sẽ cho chi phí tối đa có thể chấp nhận được của sản phẩm – gọi là chi phí mục tiêu, công thức xác định chi phí mục tiêu cho sản phẩm được xác định như sau:

Chi phí mục tiêu của sản phẩm = Giá bán ước tính của sản phẩm – Lãi mong muốn

Nếu chi phí ước tính của doanh nghiệp lớn hơn chi phí mục tiêu, doanh nghiệp cần tiếp tục tiếp các giải pháp thay thế trong thiết kế để có được chi phí ước tính thấp hơn hoặc bằng chi phí mục tiêu, hoặc cũng có thể không phát triển sản phẩm đó.

Phương pháp kế toán chi phí này thích hợp với các doanh nghiệp tự thiết kế sản phẩm của mình, bởi vì nó cho phép doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm một cách đáng kể trước khi chúng bị “ khóa” sau khi quá trình thiết kế hoàn thành.

5.3. Phương pháp chi phí theo hướng cải tiến liên tục (Kaizen costing)

Hệ thống chi phí theo hướng cải tiến liên tục – Kaizen là sự vận dụng quan điểm quản trị theo hướng cải tiến liên tục xuất phát từ Nhật Bản. Theo quan điểm này, các doanh nghiệp sẽ liên tục đưa ra các cải tiến mới dù là nhỏ nhất để nhằm kiểm soát tốt chi phí, chất lượng sản phẩm tốt để nhằm mục đích thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng.

Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản trị theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản trị theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.

Theo quan điểm của Kaizen costing, để đạt được mục tiêu cắt giảm chi phí, mỗi công ty được phân cấp rõ ràng tới từng bộ phận nhỏ, người phụ trách mỗi bộ phận ở từng cấp bậc dù nhỏ nhất đều phải có trách nhiệm tìm kiếm giải pháp cải tiến để nhằm đạt mục tiêu chung.

Điều này cũng có nghĩa, ở các công ty này các nhà quản trị dù ở cấp bậc thấp nhất cũng được quyền đưa ra các chính sách, chuẩn mực hay các quy tắc áp dụng trong bộ phận của mình để nhằm nâng cao hiệu quả tốt nhất tại bộ phận mình phụ trách. Sự trao quyền và đề cao năng lực của nhân viên càng khuyến khích họ tham gia tốt hơn vào quá trình cải tiến hàng ngày.

Hệ thống chi phí Kaizen không sử dụng chi phí định mức cố định hàng năm. Đối với Kaizen costing thì thước đo tiêu chuẩn để đánh giá chi phí của kỳ phát sinh chính là chi phí thực tế của kỳ sản xuất gần nhất trước đó, nó được gọi là Kaizen costs, chi phí này cũng được coi là chi phí kế hoạch để đánh giá cho kỳ tiếp theo. Bởi vì luôn xảy ra sự cải tiến từng bước một cách liên tục qua các chu kỳ sản xuất có thể theo tuần hay tháng, trong khi chi phí định mức thì thường chỉ được thay đổi sau ít nhất 1 năm.

5.4. Phương pháp kế toán quản trị chi phí định mức

Đây là phương pháp tính toán giá thành sản phẩm dành cho các doanh nghiệp đã có quy trình sản xuất được xây dựng ổn định và có thể quản trị định mức, tổng hợp chi phí sản xuất và trình độ tổ chức, bao gồm:
- Định mức lý tưởng: Định mức chỉ có thể đạt được trong điều kiện hoàn hảo (không cho phép sự hư hỏng của máy móc, hoặc bất kỳ một sự gián đoạn sản xuất nào).

- Định mức thực tế: Định mức có thể đạt được nếu có sự cố gắng (cho phép thời gian ngừng máy hợp lý, hoặc thời gian nghỉ ngơi của nhân viên).

6. Mẫu báo cáo quản trị chi phí

7. Khó khăn và giải pháp quản trị chi phí là gì?

7.1. Khó khăn trong quản trị chi phí

- Khó khăn trong việc xác định và thu thập dữ liệu chi phí: Đôi khi, việc thu thập thông tin về chi phí từ các nguồn khác nhau và tổ chức nội bộ có thể gặp khó khăn. Các hệ thống quản lý không hiệu quả hoặc thiếu tính tự động hóa cũng có thể làm tăng sự phức tạp của quá trình này.

- Không hiểu rõ về cách ảnh hưởng của các yếu tố chi phí: Một số doanh nghiệp không hiểu rõ được mối liên hệ giữa các yếu tố chi phí và hoạt động kinh doanh của mình. Điều này làm cho việc ra quyết định về cắt giảm hay tái cấu trúc chi phí trở nên khó khăn.

- Thiếu kiểm soát và theo dõi: Nhiều doanh nghiệp không có hệ thống kiểm soát và theo dõi hiệu quả để giám sát, đánh giá và điều chỉnh các khoản chi tiêu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

- Sự biến đổi trong môi trường kinh doanh: Thay đổi trong môi trường kinh doanh như biến động giá cả, thay đổi luật pháp hoặc sự cạnh tranh gay gắt có thể làm tăng khó khăn trong việc quản lý chi phí.

7.2. Giải pháp quản trị chi phí

- Xác định và ưu tiên các yếu tố chi phí quan trọng: Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào việc kiểm soát và giảm thiểu các yếu tố chi phí chủ chốt để có hiệu suất cao hơn.

- Sử dụng công nghệ thông tin: Áp dụng hệ thống quản lý chi phí tự động hóa và công nghệ thông tin để thu thập, xử lý và theo dõi dữ liệu về chi phí một cách hiệu quả.

- Đánh giá lại các hoạt động kinh doanh: Xem xét lại các hoạt động kinh doanh hiện tại để xác định những vấn đề tiềm ẩn và cơ hội tiết kiệm chi phí.

- Thiết lập hệ thống kiểm soát và theo dõi: Tạo ra một hệ thống kiểm soát rõ ràng để theo dõi, báo cáo và điều chỉnh các khoản chi tiêu.

- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để hiểu và thực hiện quy trình quản lý chi phí một cách hiệu quả.

- Liên tục theo dõi và cải thiện: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các biện pháp quản lý chi phí để đảm bảo tính hiệu quả và sự liên tục trong việc giữ gìn chi phí.

8. Bài tập quản trị chi phí

Bài tập:

Doanh nghiệp ABC sản xuất và kinh doanh mặt hàng A. Chi phí sản xuất và kinh doanh của mặt hàng A như sau:

Nguyên vật liệu: 50.000 đồng/sản phẩm

Nhân công trực tiếp: 20.000 đồng/sản phẩm

Chi phí sản xuất chung: 10.000 đồng/sản phẩm

Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: 5.000 đồng/sản phẩm

Giá bán sản phẩm A là 100.000 đồng/sản phẩm.

Yêu cầu:

1. Tính giá thành sản phẩm A.

2. Xác định lợi nhuận của sản phẩm A.

3. Tìm cách giảm chi phí sản xuất và kinh doanh sản phẩm A.

=> Giải:

1. Giá thành sản phẩm A = 50.000 đồng/sản phẩm + 20.000 đồng/sản phẩm + 10.000 đồng/sản phẩm = 80.000 đồng/sản phẩm.

2. Lợi nhuận của sản phẩm A = 100.000 đồng/sản phẩm - 80.000 đồng/sản phẩm = 20.000 đồng/sản phẩm.

3. Một số cách để giảm chi phí sản xuất và kinh doanh sản phẩm A:

Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu với giá thấp hơn.

Tăng năng suất lao động.

Sử dụng công nghệ hiện đại để giảm chi phí sản xuất.

Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Quản trị chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự cạnh tranh và thành công của một doanh nghiệp. Qua việc xác định, đánh giá và kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tăng cường lợi nhuận, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giữ được sự cạnh tranh trong thị trường. Quản trị chi phí là một quá trình liên tục và không ngừng cải tiến, và doanh nghiệp nào có khả năng thích ứng và áp dụng hiệu quả quản trị chi phí sẽ có lợi thế trong cuộc đua kinh doanh.

>> Xem thêm:

• Chi Phí Tài Chính Là Gì? Ý Nghĩa Chi Phí Tài Chính Tăng Giảm
• Phân tích hiệu quả chi phí
• Chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp
• Chi Phí Lãi Vay Là Gì? Cách Tính Và Ý Nghĩa
• Phân tích khả năng sinh lợi của chi phí